电子文件如何安全管理

1998年4月16日，美国颇有影响的报刊之一——《华盛顿邮报》刊载了一篇题为“法官与档案馆”的文章，报道了几个月来关于“通用文件保管期限表20”诉讼案的法庭大战。正是这一“要求美国国家档案馆废除关于授权所有政府机构自行销毁已转换为纸质载体或缩微品形式的电子文件的政策”引发了这场法庭纷争。问题的焦点正是电子文件这一崭新的研究领域，从而引起了美国国内及许多国家“档”内外人士的普遍关注。

面对信息的社会化与社会的信息化进程，在通往计算机时代的征途上，正可谓“路漫漫其修远兮”，需“上下而求索”的又岂止是美国的“档”内人士呢？在大洋彼岸的法庭内外激战锋酣之际，我国的“圈”内人士又当如何呢？究竟有多少人了解电子文件？有多少人切实强烈感受到电子文件安全管理的迫切性与必要性？又有多少单位已开始着手考虑电子文件的安全管理问题？据业内人士介绍，从总体上来说，电子文件的管理问题在我国（特别是文件机构、档案部门）还远远没有得到应有的重视，研究的广度和深度都有待于进一步拓展，亟需引起各有关方面的高度重视，并付诸行动。

电子文件从广义来说是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域可分为两种：一种是记录人们处理一般事务或交流信息产生的电子文件，如OA（办公自动化）、E－mail（电子信件）等；一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件。电子文件分布面极广，涉及人员众多，内容覆盖政治、经济、军事、科技、文教、工农业生产等方方面面，据有关资料表明，电子文件的生成量在我国已经非常可观，在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两、三万份电子文件。这些大量的电子文件，在使用和处置的过程中又不可避免地触及诸多法律问题及计算机技术、网络通讯技术等。因此较之传统的纸质文件，电子文件管理的难度大得多。然而在现代社会，这又是一个不容回避的现实问题，且直接关系到人类的记忆——各种载体（尤其是新型载体）档案的保管问题。

国家档案局档案科学技术研究所副所长、高级工程师赵中新指出，随着计算机和现代信息技术的迅速发展，档案管理仍是一门滞后的学科，这就迫使档案管理也要跟上信息发展的趋势。在国际上，尤其是欧盟和美国，商务文件交往如果不是EDI（电子数据交换）的形式，就会被推迟处理或完全不予以受理，这对经济效益产生了直接影响。随着档案管理由传统向新型的转变过程，在组织机构、硬软件设施及人员配备上国际国内都面临着挑战，因而也需要提出新的管理战略。

这位高级工程师认为，电子文件管理在国际上也是一个刚起步的学科，在档案工作者面前还有许多的挑战。首先在保密性上，由于电子文件本身在技术上的特性，因而对其更改可以做到不留任何痕迹，所以保证其安全、正确需要解决很多的技术难题，诸如光盘是否具有可擦写性、保密性等。其次，在设备依赖性上，设备的更新因素也会给电子文件的长久保管带来很大问题。一般的计算机几年后就可能被更新，而光盘等耐久性的电子文件载体也许可以保存几十年甚至一百年。若干年后很可能出现虽然有保存完全好的光盘，但是已找不到读取设备了。计算机技术的迅速发展原本是值得高兴的事，但其对电子文件的长久保存来说，却构成了远比载体寿命长短更为严重的问题。电子文件的管理与高科技的迅速发展是否能平行发展对电子文件的安全也构成了一定的威胁。再次，电子文件是可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化，于是很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到保证电子文件的原始性、真实性和完整性，而这些性质对作为档案保存的电子文件来说却是至关重要的。第四，电子文件具有多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多。甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给妥善保管带来很多问题。另外，人们认为是集中归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，相距十万八千里。但如果一旦网络毁坏，电子文件就可能永远丢失了。在我国电子档案管理面临的挑战更大，中国是泱泱大国，历史久远，各类档案数量繁多，中国文字与西方字母不同的特点，使得电子文件在形成与管理上比国际多了几分挑战，另外一个不可回避的事实是，在经济与技术装备上我国同国际上存在着的差距也为电子文件的技术研究带来了一定的困难。

电子文件以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动，充分体现出信息利用的价值。但在现阶段电子文件也有其技术上所不可避免的缺点，即其安全性如何来保障，该如何来面对当前的挑战？赵中新副所长认为，对于档案工作者来说，这些挑战同时也是机遇，计算机技术和通讯技术广泛应用的同时电子文件的产生改变了传统观念对档案的理解。因此档案管理不仅要在技术上、观念上、知识体系上、机构管理上进行教育和培训，从根本上来改变档案管理作为滞后学科的状况，还要注意针对电子文件本身的特性进行严格管理。其一，只有从档案部门借出的电子档案才具有依据和凭证作用；其二，要保持电子文件内容、内容的载体和显示内容的计算机软、硬件平台的一致性问题，既要考虑到介质的寿命，又要考虑到计算机的软、硬件平台条件。其三，所有电子文件转换成的纸质档案，都要注明相应的电子文件的光盘编号。其四，采用光盘存储电子档案，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。在这方面电子档案要比纸质档案的管理任务重。